BAB VII
KORESPONDENSI

I. Pengantar
Surat-menyurat (korespondensi) merupakan salah satu kegiatan komunikasi secara tertulis. Komunikasi melalui surat dapat dilakukan oleh individu maupun atas nama kelompok (institusi) yang ditujukan kepada individu ataupun kelompok. Walaupun alat komunikasi modern, canggih dan mutakhir saat ini berkembang pesat, kebutuhan akan surat-menyurat masih tetap diperlukan untuk keperluan dokumentasi setiap kegiatan. Oleh karena itu, sebagai mahasiswa yang nantinya akan bekerja dan akan menjadi pengkonsep surat perlu memahami konsep dasar surat dan bagaimana menulis surat yang baik. Uraian berikut ini akan membahas kedua hal tersebut.

II. Standar Kompetensi
Mampu memahami pengetahuan dasar surat-menyurat dan menulis berbagai jenis surat resmi/dinas, surat niaga dan surat pribadi dengan menggunakan bahasa Indonesia ragam tulis baku :
a. Memahami pengetahuan dasar surat-menyurat
b. Memahami bahasa surat
c. Menulis surat dinas/resmi
d. Menulis surat niaga
e. Menulis surat pribadi

III. Materi
3.1 Pengetahuan Dasar Surat-Menyurat
Surat adalah salah satu sarana komunikasi yang dapat menghubungkan seseorang dengan orang lain, seseorang dengan kelompok, kelompok dengan kelompok atau kelompok dengan seseorang dalam jarak yang berjauhan. Di antara sekian banyak sarana komunikasi yang tersedia, surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia berkomunikasi yaitu :
a. Biaya relatif rendah
b. Orang dapat berkomunikasi sesuai dengan kehendaknya secara lengkap
c. Surat dapat diarsipkan sebagai bukti “hitam di atas putih”.
Sebagai sarana komunikasi sebuah surat dapat pula berfungsi sebagai :
a. Utusan organisasi atau instansi yang bersangkutan
b. Bukti tertulis dalam berbagai perjanjian dan kegiatan
c. Bukti historis dalam berbagai kegiatan masa lampau
d. Sebagai pedoman untuk melanjutkan usaha dan hubungan kerja sama
e. Alat pengingat berbagai kegiatan masa lampau.
Dengan surat orang dapat memberitahukan, menanyakan, menyatakan, meminta, melaporkan atau menyampaikan buah pikiran lainnya kepada orang lain. Dengan surat orang dapat bekerja sama atau bertolong-tolongan. Surat dapat merintis persahabatan, membina hubungan yang telah ada, meningkatkan hubungan kerja sama dan mempererat hubungan batin manusia.
Sebaliknya, karena sepucuk surat hubungan batin antara sesama manusia dapat renggang atau terputus sama sekali. Bahkan harga diri si pembuat surat bisa jatuh di mata orang banyak. Surat yang tidak dikelola dengan baik sering merupakan senjata makan tuan (bumerang) bagi si pembuatnya. Sebab pada sepucuk surat selalu tercermin diri pribadi, sifat, watak dan isi jiwa si pemiliknya.
Dalam kenyataan sehari-hari surat telah mempermudah hubungan antara sesama manusia. Namun kenyataan juga membuktikan bahwa tak terhingga banyaknya surat dari suatu organisasi atau instansi yang kurang diindahkan oleh organisasi atau instansi lainnya hanya karena isi surat itu kurang simpatik. Banyak “lamaran kerja” seseorang yang ditolak oleh suatu perusahaan hanya karena adanya kesan yang kurang baik terkandung di dalam surat tersebut.
Isi surat yang kurang kontrol dapat menimbulkan salah tafsir, salah terima atau tidak dapat dipahami isinya sehingga si penerima surat merasa bingung atau tersinggung, bahkan bisa salah dalam mengambil sikap atau keputusan.
Oleh sebab itu, setiap orang yang akan membuat surat hendaklah terlebih dahulu memahami hakikat dari sebuah surat. Mereka harus mempelajari cara membuat surat, mengetahui ukuran surat, bahasa surat, kerapian surat dan aturan-aturan lain yang diperlukan untuk menulis dan mengirim sebuah surat.
Dalam kehidupan sehari-hari kita mengenal bermacam-macam jenis surat. Bila kita tinjau dari berbagai segi akhirnya sebuah surat dapat dibedakan berdasarkan :
a. Wujud surat
b. Si pembuat surat
c. Isi surat
d. Keamanan isi surat
e. Ruang lingkup surat
f. Jumlah pembaca surat
g. Penyelesaian surat
h. Pengiriman surat
i. Pengertian umum
Untuk mengenal setiap jenis surat tersebut marilah kita ikuti uraian di bawah ini.
3.1.1 Berdasarkan Wujud Surat
Bila didasarkan kepada wujud surat, sebuah surat dapat dibedakan atas kartu pos, warkat pos, surat bersampul dan telegram.

3.1.1.1 Kartu Pos
Sebenarnya yang dimaksud dengan kartu pos ialah tempat menulis surat yang terbuat dari kertas karton tipis ukuran 15 x 10 cm yang disahkan pemakaiannya oleh PT Pos Indonesia. Di atas kertas berbentuk kartu inilah orang menulis surat. Surat yang berbentuk kartu ini disebut pula dengan “kartu pos”.
Isi berita yang ditulis pada kartu pos terpaksa harus singkat sesuai dengan ruang kertas yang tersedia. Di samping itu, si penulis hanya dapat menulis berita biasa yang tidak bersifat rahasia sebab surat ini dikirim tanpa memakai sampul surat.

3.1.1.2 Warkat Pos
Warkat pos ialah lembaran kertas surat yang dicetak dan diedarkan oleh PT Pos Indonesia. Pada bagian dalam kertas tersebut dapat ditulis dengan berita. Sedangkan pada bagian luar berisi blangko untuk menulis alamat surat. Apabila kertas ini dilipat sedemikian rupa berita yang ditulis pada bagian dalam tidak dapat lagi dibaca oleh orang lain. Dengan demikian, berarti bahwa warkat pos dapat pula dipergunakan untuk menulis hal-hal yang tidak sepantasnya dibaca orang lain.

3.1. 1.3 Surat Bersampul
Surat bersampul ialah surat yang dikirimkan dengan memakai sampul surat. Bagi kebanyakan masyarakat surat bersampul sering dianggap lebih baik dari kartu dan warkat pos, sebab :
a. Lebih terjamin kerahasiaan isinya
b. Dapat ditulis lebih panjang, karena dapat memuat beberapa lembar kertas termasuk lampiran surat
c. Umumnya dianggap sebagai surat yang lebih sopan dan berwibawa.

3.1.1.4 Telegram
Telegram ialah surat kawat yang dikirimkan dengan bantuan PT Telkom atau dapat pula dikatakan sebagai berita yang dikirimkan dari jarak jauh dengan bantuan pesawat telegram. Biaya pengiriman telegram tidak dihitung berdasarkan berat surat, tetapi selalu didasarkan pada jumlah kata yang terdapat dalam surat tersebut. Oleh sebab itu, cara menulis berita dalam telegram harus dibatasi sedemikian rupa dan dilakukan berdasarkan petunjuk.

a. Telegram Umum
Telegram umum yaitu telegram yang dikirimkan oleh masyarakat umum, termasuk perusahaan swasta dan negara. Untuk telegram ini PT Telkom menyediakan formulir berwarna putih. Khusus untuk telegram umum ditandai dengan huruf N (singkatan dari Nota).

b. Telegram Pemerintah
Telegram pemerintah ialah telegram yang dikirimkan oleh instansi pemerintah, seperti departemen dan instansi bawahannya, lembaga negara dan kedutaan asing.
Telegram pemerintah harus dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang dan stempel kantor instansi yang bersangkutan. Untuk telegram pemerintah harus ditulis di atas formulir berwarna biru atau hijau muda. Khusus untuk telegram pemerintah ditandai pula dengan huruf NS (singkatan dari Nota Dinas Segera).

c. Telegram Biasa
Telegram biasa ialah telegram yang dalam pengiriman atau penyerahannya kepada si penerima tidak perlu didahulukan dari telegram lainnya.

d. Telegram Kilat
Telegram kilat (segera) ialah telegram yang pengirimannya harus didahulukan dari telegram biasa.

3.1.2 Berdasarkan si Pembuat Surat
Bila didasarkan kepada si pembuat surat, sebuah surat dapat pula dibedakan atas surat pribadi dan surat resmi.
3.1.2.1 Surat Pribadi
Surat pribadi ialah surat yang dibuat oleh seseorang atas nama diri pribadinya sendiri. Oleh sebab itu, surat ini dapat berupa surat keluarga, setengah resmi dan surat terbuka. Contoh :
a. Surat kepada orang tua
b. Surat kepada famili
c. Surat lamaran kerja
d. Surat permohonan izin kepada atasan
e. Surat permohonan izin bangunan.

3.1.2.2 Surat Resmi
Surat resmi ialah surat yang dibuat oleh suatu perusahaan, organisasi atau instansi tertentu. Oleh sebab itu surat ini dapat berupa surat niaga, surat sosial dan surat dinas.

3.1.3 Berdasarkan Isi Surat
Bila didasarkan kepada isinya, sebuah surat dapat dibedakan sebagai berikut.

3.1.3.1 Surat Keluarga
Surat keluarga ialah surat yang isinya membicarakan masalah keluarga, perkenalan atau persahabatan. Contoh :
a. Surat kepada orang tua
b. Surat kepada famili
c. Surat kepada kenalan
d. Dan lain-lain.

3.1.3.2 Surat Setengah Resmi
Surat setengah resmi ialah surat yang ditulis oleh seseorang (perorangan) kepada suatu organisasi atau instansi tertentu. Contoh :
a. Surat lamaran kerja
b. Surat permohonan izin membangun
c. Surat izin tidak masuk kantor
d. Surat pernyataan bersedia memilih dan dipilih.

3.1.3.3 Surat Sosial
Surat sosial ialah surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial yang ditujukan kepada seseorang, organisasi atau instansi tertentu. Isi surat sosial selalu bersifat kegiatan sosial yang dikelola oleh lembaga yang bersangkutan. Contoh:
a. Surat edaran wirid remaja
b. Surat minta sumbangan masjid
c. Surat sumbangan bencana alam

3.1.3.4 Surat Niaga
Surat niaga ialah surat yang ditulis oleh suatu badan perusahaan perdagangan yang isinya membicarakan masalah dagang (perniagaan). Surat ini dapat ditujukan kepada semua pihak seperti kepada badan pemerintahan, organisasi, lembaga sosial, kepada seseorang atau kepada badan perusahaan lainnya. Contoh:
a. Surat penawaran harga
b. Surat tagihan hutang
c. Surat permohonan lelang
d. Dan lain-lain.

3.1.3.5 Surat Dinas
Surat dinas ialah surat yang isinya meliputi masalah dinas yang menyangkut administrasi pemerintahan. Surat ini hanya dibuat oleh instansi pemerintahan dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut.


Contoh :
a. Surat undangan
b. Surat peringatan
c. Surat panggilan
d. Surat perintah
e. Dan lain-lain.

3.1.4 Berdasarkan Keamanan Isi Surat
Surat dapat pula dibedakan berdasarkan keamanan isinya atas surat sangat rahasia, rahasia, konfidensial dan surat biasa.

3.1.4.1 Surat Sangat Rahasia
Surat sangat rahasia ialah surat yang berisi dokumen penting yang berhubungan dengan rahasia atau keamanan negara. Surat ini ditandai dengan kode SR atau SRHS (singkatan dari Sangat Rahasia).
Cara pengiriman surat ini berbeda dengan pengiriman surat biasa. Surat ini dikirim dengan memakai tiga buah sampul. Sampul pertama dan kedua ditulis dengan alamat lengkap, sebaiknya dilengkapi dengan u.p. (singkatan dari untuk perhatian) dan nama pejabat yang harus menerima langsung surat tersebut. Kemudian dilengkapi dengan kode seperti tersebut di atas dan dibubuhi dengan sedikit lak. Selanjutnya pada sampul ketiga hanya ditulis dengan alamat seperti pada surat biasa, tidak diberi kode dan lak.
Maksudnya ialah agar tidak mengundang niat jahil orang lain untuk mencuri rahasia yang dibawa oleh surat tersebut. Contoh :
a. Surat dari kementerian luar negeri
b. Dokumen untuk negara tetangga
c. Dan lain-lain.


3.1.4.2 Surat Rahasia
Surat rahasia ialah surat yang berisi dokumen ringan yang hanya boleh diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu dalam suatu instansi. Surat ini biasanya dikirim dengan memakai dua buah sampul. Sampul pertama ditulis, diberi kode R atau RHS (singkatan dari rahasia) dan diberi lak seperti pada surat sangat rahasia. Sedangkan sampul kedua hanya ditulis seperti pada surat biasa. Contoh:
a. Surat dokumen kepada instansi pemerintah setempat
b. Laporan kondite seorang pejabat
c. Dan lain-lain.

3.1.4.3 Surat Konfidensial
Surat konfidensial ialah surat yang isinya hanya patut diketahui oleh beberapa pejabat tertentu saja. Sebab isi surat itu perlu dicerna dengan berbagai kebijaksanaan pejabat setempat sebelum dituangkan atau disebarluaskan kepada ruang lingkup yang lebih luas. Contoh :
a. Hasil rapat pimpinan terbatas
b. Usulan kenaikan tingkat/pangkat
c. Laporan perjalanan
d. Dan lain-lain.

3.1.4.4 Surat Biasa
Surat biasa ialah surat yang isinya jika dibaca atau diketahui oleh orang lain tidak akan merugikan atau menimbulkan akibat buruk kepada organisasi, perusahaan, instansi atau orang lain. Contoh :
a. Surat edaran
b. Undangan rapat
c. Ucapan terima kasih
d. Dan lain-lain.

3.1.5 Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
Bila didasarkan kepada ruang lingkup pemakaiannya, sebuah surat dapat pula dibedakan atas memorandum, nota dan surat biasa.

3.1.5.1 Memorandum
Memorandum atau memo ialah surat yang dibuat oleh pihak atasan (pimpinan) kepada bawahan (staf) atau sebaliknya. Memo hanya digunakan dalam ruang lingkup terbatas, yaitu berlaku untuk intern kantor atau instansi yang bersangkutan saja.

3.1.5.2 Nota
Nota ialah sejenis memorandum yang hanya dibuat oleh pihak atasan (pimpinan) kepada pihak bawahan (staf) untuk meminta data, informasi, memberi petunjuk (pengarahan) dan lain-lain.

3.1.5.3 Surat Biasa
Bila memo dan nota hanya dipakai untuk intern kantor atau instansi yang bersangkutan saja, maka surat biasa ialah surat yang dapat dikirimkan kepada orang lain, baik di dalam maupun di luar kantor atau instansi yang bersangkutan.

3.1.6 Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat
Bila didasarkan kepada jumlah pembaca yang dikehendaki, sebuah surat dapat pula dibedakan atas pengumuman, surat edaran dan surat biasa.

3.1.6.1 Pengumuman
Pengumuman ialah surat yang ditujukan kepada pejabat atau pihak lain yang namanya terlalu sukar disebutkan satu persatu. Pengumuman dapat dilakukan untuk ruang lingkup yang lebih terbatas atau yang lebih luas. Misalnya untuk intern suatu instansi, antar instansi atau pada masyarakat luas.
3.1.6.2 Surat Edaran
Surat edaran ialah surat yang dikirim kepada beberapa orang (pejabat), baik di dalam maupun di luar kantor atau instansi yang bersangkutan. Isi surat ini adakalanya :
a. Hanya untuk diketahui oleh pejabat yang bersangkutan
b. Dapat disebarkan kepada lingkup yang lebih luas.
Surat edaran ini sering pula disebut dengn istilah sirkuler.

3.1.6.3 Surat Biasa
Dalam hal ini yang dimaksud dengan surat biasa ialah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang pada alamat tertentu untuk dibacanya sendiri.

3.1.7 Berdasarkan Penyelesaian Surat
Bila didasarkan kepada urgensi penyelesaiannya sebuah surat dapat pula dibedakan atas surat kilat, surat segera dan surat biasa.

3.1.7.1 Surat Kilat
Surat kilat atau surat sangat segera ialah surat yang isinya harus dapat disampaikan kepada si penerima surat sesegera mungkin. Oleh sebab itu surat ini harus ditulis pada kesempatan pertama dengan mendahulukan kepentingannya dari surat-surat lainnya.

3.1.7.2 Surat Segera
Surat segera ialah surat yang isinya perlu disampaikan segera kepada si penerima, tetapi tidak harus dikerjakan pada kesempatan pertama seperti yang dilakukan dengan surat kilat. Namun demikian bila dibanding dengan surat biasa, surat ini perlu diprioritaskan atau didahulukan.


3.1.8 Berdasarkan Pengiriman Surat
Bila didasarkan kepada pengirimannya, sebuah surat dapat pula dibedakan atas surat kilat khusus, surat kilat dan surat biasa.

3.1.8.1 Surat Kilat Khusus
Surat kilat khusus ialah surat yang dijamin penyampaiannya selama 1 x 24 jam oleh PT Pos. Cara pengirimannya ialah dengan memberikan surat tersebut kepada petugas pos. Sesudah surat itu didaftar dan dibayar langsung kepada petugas pos, si pengirim surat diberi selembar bukti pengiriman yang disebut resu pos. Bila di kemudian hari ternyata surat itu tidak sampai atau sangat terlambat dari semestinya, sipengirim surat dapat menuntut pos yang bersangkutan dengan memperlihatkan resu pos.

3.1.8.2 Surat Kilat
Surat kilat ialah surat yang dalam pengirimannya diusahakan seperti surat kilat khusus, akan tetapi PT Pos tidak memberi jaminan bahwa surat itu harus sampai dalam 1 x 24 jam seperti yang dilaksanakan pada susrat kilat khusus. Cara pengirimannya dapat dilakukan dengan hanya memberi perangko secukupnya pada sampul surat dan si pengirim surat tidak mendapat resu pos seperti yang dilakukan dengan pengiriman surat kilat khusus.

3.1.8.3 Surat Biasa
Dalam hal ini yang dimaksud dengan surat biasa ialah surat yang dikirim dengan memberi perangko minimal seperti yang ditetapkan oleh PT Pos. Bila dibanding dengan surat kilat khusus dan surat kilat, surat biasa hanya dilayani dengan layanan biasa, bukan dengan layanan khusus seperti di atas.



3.1.9 Berdasarkan Pengertian Umum
Bila didasarkan kepada pengertian umum, sebuah surat dapat pula dibedakan atas surat terbuka, surat tertutup dan surat kaleng.

3.1.9.1 Surat Terbuka
Surat terbuka ialah surat yang ditujukan kepada pihak lain (baik kepada seseorang, organisasi, perusahaan, pejabat atau instansi tertentu) yang dimuat pada bacaan umum, seperti surat kabar dan majalah. Biasanya surat terbuka ini oleh beberapa surat kabar dan majalah sengaja ditampung pada ruang tersendiri, seperti yang kita kenal dengan istilah “Pembaca Menulis”.

3.1.9.2 Surat Tertutup
Surat tertutup ialah surat yang isinya mengandung rahasia (baik rahasia negara, instansi, organisasi, perusahaan atau pribadi seseorang) yang dianggap tidak layak diketahui oleh orang lain. Oleh sebab itu, surat tertutup selalu dikirimkan dengan memakai sampul surat.

3.1.9.3 Surat Kaleng
Surat kaleng ialah surat yang memberikan informasi kepada seseorang (baik kepada orang secara pribadi, kepada pejabat atau pemerintah) tanpa menyebutkan nama dan alamat si pengirim. Surat kaleng dapat dikirimkan kepada semua pihak, akan tetapi tidak dapat dijadikan sebagai “bukti hitam di atas putih” oleh si penerima surat, sebab surat tersebut selalu dianggap sebagai surat yang tidak dapat dipertanggungjawabkan oleh si pengirimnya. Namun demikian dalam berbagai peristiwa, isi surat kaleng itu perlu dibuktikan kebenarannya, sebab sering kali memberikan informasi yang sebenarnya. Demikian pula sebaliknya, sebuah surat kaleng sering pula berisi fitnahan semata.


3.2 Pemilihan Bentuk Surat
Apabila kita lihat bermacam-macam bentuk surat, baik surat niaga, surat resmi, maupun surat dinas akhirnya dapat kita simpulkan bahwa dalam dunia surat menyurat pada dasarnya hanya terdapat tiga macam bentuk surat, yaitu :
a. Bentuk lurus (glock style)
b. Bentuk lekuk (indented style)
c. Bentuk resmi (official style)
Ketiga bentuk ini tidak saja kita jumpai dalam surat menyurat Indonesia, tetapi juga dalam surat menyurat internasional. Dalam pemakaian bentuk tersebut telah terjadi berbagai variasi, bahkan dalam surat dinas Indonesia terdapat pula dua variasi bentuk yang diturunkan dari bentuk-bentuk di atas.
Untuk mengetahui masing-masing bentuk itu ada baiknya bila anda ikuti uraian berikut ini :

3.2.1 Bentuk Lurus
Bentuk lurus pada umumnya dipakai oleh para usahawan sebagai surat niaga. Kemudian dalam berbagai kegiatan bentuk ini mengalami berbagai variasi, sesuai dengan keinginan (selera) perusahaan itu masing-masing.
Di antara variasi bentuk itu dapat kita kemukakan di sini sebagai berikut :

3.2.1.1 Bentuk Lurus Penuh
Menurut bentuk ini tanggal surat, alamat surat, salam penutup, nama terang, jabatan dan sebagainya ditulis pada bagian sebelah kiri surat.
Denah surat bentuk lurus penuh :

3.2.1.2 Bentuk Lurus
Bentuk ini pada dasarnya sama dengan bentuk lurus penuh. Perbedaannya ialah dalam bentuk ini tanggal surat, salam penutup dan nama terang ditempatkan di sebelah kanan surat. Perlu diketahui bahwa bentuk ini banyak dipakai orang dalam surat niaga di Amerika.
Denah surat bentuk lurus :


3.2.1.3 Bentuk Setengah Lurus
Bentuk setengah lurus boleh dikatakan sama dengan bentuk lurus. Bedanya hanya pada cara penulisan paragraf, yaitu dimulai dengan menjorokkan ke dalam dari pinggir surat. Bentuk ini banyak dipakai dalam surat-menyurat Eropa baru.
Denah surat bentuk setengah lurus :

3.2.2 Bentuk Lekuk
Bentuk lekuk pada mulanya dipakai dalam surat menyurat Eropa lama. Bentuk ini pada dasarnya sama pula dengan bentuk lurus yang dipakai dalam surat niaga Amerika. Perbedannya ialah cara menuliskan alamat surat dan cara menuliskan salam penutup serta nama terang.
Denah surat bentuk lekuk :

3.2.3 Bentuk Resmi
Dalam pengertian ini yang dimaksud dengan bentuk resmi ialah bentuk atau format surat yang dipakai oleh instansi pemerintah, organisasi atau lembaga resmi dalam mengelola administrasi instansi, organisasi atau lembaga yang bersangkutan. Surat ini dibuat dan dikelurkan oleh pejabat pemerintah, instansi, organisasi atau suatu lembaga secara resmi.
Untuk dapat dipertanggungjawabkan sedemikan rupa hendaklah surat itu dilengkapi dengan beberapa perlengkapan lainnya, seperti :
a. Nomor dan kode surat
b. Lampiran surat
c. Hal surat
d. Stempel surat
e. Tembusan surat (bila ada)
f. Inisial.
Dalam surat menyurat Indonesia kita jumpai variasi bentuk resmi seperti berikut ini :

3.2.4 Bentuk Resmi Indonesia Lama
Menurut bentuk ini nama tempat dan tanggal surat harus dituliskan secara bersama-sama pada satu deretan tempat. Alamat surat ditempatkan pada bagian sebelah kanan. Nama terang selalu ditulis di antara dua tanda kurung. Sering memakai kata-kata berbau feodal, kurang cermat dengan pemakaian huruf dan tanda baca (ejaan) serta kurang konsisten dalam penulisan.
Denah surat bentuk resmi Indonesia lama :

3.2.5Bentuk Resmi Indonesia Baru
Bentuk ini pada hakekatnya lahir karena pengetahuan dan kesadaran berbahasa masyarakat semakin tinggi.
Denah surat bentuk Indonesia baru :


3.3 Penulisan Bagian-bagian Surat
Setiap surat terdiri dari beberapa bagian surat. Tiap bagian itu mempunyai peranan tertentu yang perlu diketahui oleh si pembuat surat. Dalam surat-menyurat Indonesia sering kita jumpai variasi pemakaian bagian-bagian surat sebagai kelengkapan dari sebuah surat. Untuk mengetahui masing-masing bagian tersebut marilah kita perhatikan denah surat berikut ini (dalam bentuk surat resmi) :
Denah surat

Berdasarkan denah di atas sekarang dapat kita bicarakan tiap-tiap bagian itu secara berurut sebagai berikut :
A. Kepala Surat
1. Lambang instansi, organisasi atau lembaga
2. Nama instansi, organisasi atau lembaga
3. Alamat pos dan tromol pos
4. Nomor telepon dan teleks, email atau yang lain
B. Pembukaan Surat
5. Tanggal surat
6. Nomor kode surat
7. Sifat surat
8. Lampiran surat
9. Hal surat
10. Alamat surat
11. Salam pembuka
C. Tubuh Surat
12. Paragraf pembuka
13. (a, b, dan c) Isi surat
14. Paragraf penutup
D. Penutup Surat
15. Salam penutup
16. Nama jabatan
17. Paraf wakil atau tata usaha
18. Nama terang
19. Nomor Induk Pegawai (NIP) jika pegawai
20. Jabatan
21. Tembusan
22. Inisial
23. Tanda tangan
24. Cap atau stempel.
Sebagaimana dijelaskan di atas bahwa dalam surat menyurat Indonesia sering terdapat berbagai variasi dalam pemakaian bagian-bagian tersebut. Variasi ini tidak saja disebabkan oleh berbagai hal yang mempengaruhi struktur sebuah surat, tetapi juga disebabkan oleh kebiasaan yang dilakukan oleh instansi, organisasi atau lembaga yang berbeda. Namun demikian untuk dapat menentukan bagian-bagian mana yang harus dipunyai oleh sebuah surat, ada baiknya bila prinsip masing-masing bagian tersebut kita bicarakan sebagai berikut :

3.3.1 Kepala Surat
Kepala surat ialah bagian paling atas dari sebuah surat yang sengaja dicetak untuk memberikan informasi mengenai status dan alamat dari suatu organisasi atau instansi yang bersangkutan. Prinsip memperkenalkan identitas tanpa diminta orang lain ini dimaksudkan sebagai pencerminan sikap terbuka dan sikap ingin bekerja sama yang dianut oleh organisai atau instansi tersebut.
Untuk menarik perhatian orang adakalanya kepala surat itu dicetak dengan warna yang memikat. Pemilihan warna ini sering pula didasarkan pada warna tertentu yang ditetapkan sebagai warna lambang dari perusahaan, organisasi atau instansi yang bersangkutan. Cara lainnya dapat pula dilakukan dengan memakai huruf indah yang berwarna. Di samping itu setiap kepala surat hendaklah diatur sedemikian rupa, sehingga tampak jelas,bersih, rapi, menarik, indah dan sedap di pandang mata.
Untuk menyusun semuanya itu sebenarnya membutuhkan rasa seni seseorang. Namun bila pada suatu saat terpaksa harus menyusunnya sendiri, ada beberapa patokan yang lazim dipakai orang untuk dipedomani. Di antaranya ialah cara penulisan nama, alamat, nomor telepon dan lain-lain.



3.3.1.1 Nama Instansi, Organisasi, atau Lembaga
Nama instansi, organisasi atau lembaga sebaiknya ditulis dengan huruf besar (huruf kapital). Sekiranya ingin memakai huruf kecil hendaklah setiap huruf pertama pada setiap kata yang dipakai untuk nama tersebut ditulis dengan huruf kapital, seperti menulis sebuah judul sesuai dengan aturan pada Ejaan Yang Disempurnakan.
Cara menyusun nama instansi pada umumnya dilakukan orang sebagai berikut :
a. Menempatkan nama instansi yang bersangkutan di bawah nama instansi induk yang setingkat lebih tinggi. Contoh:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS BENGKULU
b. Menempatkan dua nama instansi induk sesuai dengan hierarkhinya di atas nama instansi yang bersangkutan. Contoh:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS BENGKULU
FAKULTAS EKONOMI
Kedua cara seperti pada contoh di atas cukup komunikatif, karena dari keduanya sekaligus kita mendapat informasi bahwa status instansi yang bersangkutan adalah sebagai salah satu cabang (bagian) dari instansi-instansi yang disebut sebelumnya.
Dengan demikian tanpa banyak tanya orang segera mengetahui bahwa Fakultas Ekonomi yang dimaksud merupakan bagian dari Universitas Bengkulu yang berada di bawah naungan Departemen Pendidikan Nasional. Untuk keindahan penulisannya bisa diberi variasi dengan menonjolkan salah satu di antara ketiga nama instansi tersebut dengan membedakan bentuk atau besar huruf pada ketiga nama instansi itu.


3.3.1.2 Alamat Instansi
Alamat instansi hendaklah ditulis pada bagian kiri sebelah dari instansi. Alamat ini harus ditulis jelas, ringkas dan lengkap. Bila dianggap perlu di samping menyatakan nama jalan, nomor bangunan rumah/gedung dan nama kota, dapat pula dilengkapi dengan nomor kotak pos atau tromol, dan kode pos. Alamat tersebut harus dapat dicari semudah mungkin oleh setiap relasi yang membutuhkannya dan oleh petugas pos yang mengantarkan surat tersebut (bisa dicari dengan mudah oleh siapa saja).
Alasan untuk menempatkan alamat pada bagian kiri ialah dengan pertimbangan bahwa orang selalu mulai membaca surat dari sebelah kiri. Dengan demikian diharapkan setiap relasi dapat sesegera mungkin menemui alamat tersebut ketika ia akan membaca surat.

3.3.1.3 Nomor Telepon, Telex, dan Email
Nomor telepon dicantumkan sesudah alamat instansi. Bila instansi yang bersangkutan mempunyai beberapa buah telepon, sebaiknya nomor masing-masing telepon itu diurut mulai dari tingkat pimpinan, kepala bagian, hingga bagian informasi. Gunanya ialah agar tidak membingungkan para relasi ketika mmenghubungi setiap bagian tersebut.
Bila seorang relasi ingin menghubungi pimpinan, ia segera menekan nomor telepon urutan pertama. Sebaliknya bila ingin berurusan dengan bagian informasi ia dengan pasti akan menekan nomor telepon pada urutan terakhir. Sehingga dengan demikian kemungkinan salah sambung dalam satu instansi tertentu dapat dihindari. Hal ini di samping menghemat waktu dan tenaga, juga berarti menghemat uang.
Selanjutnya bila instansi yang bersangkutan sudah mempunyai nomor teleks dan email, sebaiknya nomor teleks dan email itu dicantumkan pula sesudah nomor telepon. Penempatan ini didasarkan pada pertimbangan, bahwa hubungan telepon pasti akan jauh lebih banyak dari pada hubungan teleks atau email.

3.3.1.4 Lambang Instansi
Hingga sekarang banyak sekali di antara perusahaan, organisasi, atau instansi pemerintah yang mempunyai lambang tersendiri. Dan masyarakat pun sudah banyak mengenal lambang-lambang tersebut. Di dalam surat menyurat lambang tersebut biasanya dimunculkan dua kali. Pertama pada bagian kepala surat, kedua pada cap atau stempel surat.

3.3.2 Pembukaan Surat
Pembukaan surat terdiri dari beberapa bagian surat yang diperlukan sebagai kelengkapan sebuah surat. Setiap bagian itu diperlukan untuk melengkapi isi surat tersebut.

3.3.2.1 Tanggal Surat
Setiap surat yang dikirimkan secara resmi kepada siapa pun hendaklah mencantumkan tanggal waktu surat itu dibuat. Hak ini sangat penting apalagi bila diingat bahwa sepucuk surat adakalanya membicarakan masalah perjanjian, keputusan, perintah, peringatan, pemberitahuan, permintaan, laporan dan sebagainya. Semuanya itu membutuhkan tanggal yang kongkret, karena isi surat itu nanti adakalanya dapat menimbulkan sebab akibat bagi kedua belah pihak.
Cara menuliskan tanggal dengan a. mengganti nama bulan dengan angka, b. menyingkat nama bulan dengan beberapa huruf saja, dan c. menyingkat angka tahun dengan dua sering dinilai sebagai memandang remeh semua perjanjian, keputusan, perintah, panggilan, pemberitahuan dan sebagainya seperti dimuat dalam surat tersebut.
Di samping itu cara penulisan nama bulan dan angka tahun seperti di atas sering pula membawa kekeliruan. Sebagai salah satu contoh dapat dikemukakan di sini, yaitu bila nama bulan November (bulan kesebelas) karena kurang teliti tertuliskan dengan angka 9 dan tahun 1899 hanya dituliskan dengan angka 99. Akibatnya ialah bila surat itu terawat rapi dan dibaca kembali oleh pihak lain pada tahun 2005 mungkin surat dianggap dibuat pada bulan September (bulan kesembilan) tahun 1999. Bila demikian surat itu sudah berselisih tanggal selama satu abad dua bulan. Bila hal ini terjadi bayangkan betapa bingungnya si pembaca surat tersebut. Oleh sebab itu, hendaklah selalu menjadi perhatian bahwa cara penulisan tanggal surat harus dilakukan dengan cermat, sempurna dan lengkap.
Satu hal yang perlu dipertimbangkan pula ialah bahwa dalam surat menyurat Indonesia baru orang tidak lagi menuliskan nama tempat di depan tanggal surat bila nama tempat itu sudah dicantumkan pada ruang kepala surat.
Contoh penulisan tanggal surat :
a. Menuliskan nama tempat pada kepala surat
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS BENGKULU
FAKULTAS EKONOMI
Jl. W.R. Supratman, Kandang Limun Bengkulu 38123 Telp. (0736) …..

12 Januari 2005
b. Tidak menuliskan nama tempat pada kepala surat
SANGGAR SENI SWAREKA
_____________________________________________________________________
Bengkulu, 12 Januari 2005
Maksudnya ialah si pembuat surat tidak perlu mengulang-ulang sesuatu yang sudah diketahui oleh si pembaca. Hal itu di samping tidak ekonomis, membuang energi dengan percuma, juga dapat menimbulkan rasa bosan. Bahkan bagi setengah orang menilai yang demikian sebagai manifestasi dari kelambanan cara berpikir seseorang.


3.3.2.2 Nomor dan Kode Surat
Setiap surat yang keluarkan oleh instansi pemerintahharus diberi nomor kode yang pasti atau jelas. Hal ini sangat diperlukan untuk :
a. Mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan
b. Memudahkan para petugas mengarsipkan surat tersebut
c. Memudahkan petugas mencari surat itu bila di kemudian hari diperlukan kembali.
Yang dimaksud dengan nomor surat ialah angka yang menyatakan berapa buah surat yang sudah dikeluarkan oleh instansi yang bersangkutan. Sedangkan kode surat ialah simbol tertulis (berupa angka atau huruf) yang dapat menyatakan klasifikasi atau masalah pokok yang dibicarakan dalam surat tersebut.
Sebagai mana kita maklumi bahwa surat dapat memuat berbagai masalah. Misalnya masalah keuangan , kepegawaian, perlengkapan, organisasi, ketatausahaan, kebudayaan dan lain-lain. Untuk mengklasifikasikan atau menentukan masalah apa yang harus ditulis dalam sebuah surat harus dapat dibedakan dengan mempergunakan kode-kode tertentu.
Biasanya kode surat pada setiap instansi diatur oleh lembaga Negara. Setiap instansi pemerintah yang ada dalam Negara tersebut harus menyesuaikan diri dengan ketentuan umum yang diatur secara nasional. Di Indonesia lembaga itu ialah LAN (Lembaga Administrasi Negara) yang bertempat di ibu kota Jakarta.
Penulisan kode surat tidak saja penting bagi pengarsipan surat keluar tetapi juga bagi pengarsipan surat masuk. Oleh sebab itu setiap pembuat surat harus tahu memakai kode-kode tersebut. Sebab bila tidak demikian berarti setidaknya ada dua bidang kegiatan yang akan salah urus, yaitu :
a. Bagian agenda surat keluar pada instansi yang bersangkutan
b. Bagian agenda surat masuk pada instansi lain.


Bila hal ini terjadi kemungkinan besar untuk beberapa tahun mendatang arsip surat itu sudah terlalu sukar dicari. Apalagi bila disadari bahwa pada berbagai instansi pengarsipan surat sudah disempurnakanpula berdasarkan susunan map-map tertentu.
Di dalam setiap surat, nomor dan kode surat ditempatkan pada tepi sebelah kiri dan bawah kepala surat. Nomor dan kode tersebut selalu dilengkapi dengan angka tahun. Namun karena pada bagian tanggal surat angka tahun itu sudah ditulis selengkapnya, pada bagian nomor kode tidak salah bila ditulis dengan dua angka terakhir saja. Contoh :
Nomor: 234/UNIB/G.5/05
nomor surat
nama instansi
bantuan luar negeri
tahun surat
Dengan demikian nomor kode di atas berarti surat ke-234 yang dikeluarkan oleh Unib mengenai masalah bantuan luar negeri pada tahun 05 (lihat pada tanggal surat).

3.3.2.3 Sifat Surat
Dalam surat menyurat Indonesia sifat surat pada umumnya dipakai oleh kalangan polisi dan militer, bukan oleh kalangan sipil. Mereka banyak sekali menangani masalah yang menyangkut keamanan Negara (security) dan masalah-masalah lain yang harus diselesaikan secara mendadak.
Sifat surat biasanya ditandai dengan predikat biasa, segera, sangat segera, atau biasa, konfidensial, rahasia dan sangat rahasia. Letaknya selalu ditempatkan pada urutan sebelah bawah sesudah nomor surat.



3.3.2.4 Lampiran Surat
Yang dimaksud dengan lampiran surat ialah surat-surat lain yang diikutsertakan untuk melengkapi surat semula. Untuk melengkapi surat “lamaran kerja” diperlukan beberapa surat lain seperti: ijazah terakhir, daftar riwayat hidup, daftar riwayat pekerjaan, surat keterangan berkelakuan baik dan surat keterangan lain yang dianggap perlu untuk dijadikan sebagai bahan pertimbangan oleh yang bersangkutan. Atau ada pula surat yang perlu dilengkapi dengan fotokopi, salinan kuitansi, brosur dan lain-lain.
Dalam surat resmi maupun surat dinas lampiran surat itu hendaklah dinyatakan jumlahnya secara pasti. Cara yang dipakai untuk itu ialah sebagai berikut:
a. Lampiran: 3 lembar
b. Lampiran: 2 eksemplar atau
c. Lampiran: 1 berkas

3.3.2.5 Hal Surat
Setiap surat resmi dan surat dinas hendaklah mencantumkan hal atau prihal surat. Hal surat sering pula disebut sebagai masalah pokok yang dibicarakan dalam sebuah surat. Hal surat sebaiknya dinyatakan dengan beberapa perkataan saja, sebab tempat yang tersedia untuk itu sangat terbatas. Apalagi tujuannya hanya sekadar menyatakan pokok masalah yang akan dibicarakan.
Kadang-kadang orang merasa bingung untuk mendapatkan ungkapan sesingkat tersebut, padahal ungkapan itu sendiri harus dapat dinyatakan secepatnya sebelum ia menulis isi surat yang sesungguhnya. Salah satu cara untuk mendapatkan ungkapan tersebut ialah dengan membuat pertanyaan yang dimulai dengan kata apa yang atau masalah apa yang. Misalnya :
a. Apa yang akan saya sampaikan?
b. Masalah apa yang akan saya tulis?
Jawaban pertanyaan ini biasanya selalu menyatakan masalah pokok atau prihal surat tersebut. Misalnya masalah izin cuti hamil, masalah bantuan tenaga peneliti, masalah laporan semester pertama dan lain-lain. Dengan demikian anda tingal mencantumkan jawaban tersebut sebagai hal surat. Contoh:
a. Hal: Izin Cuti Hamil
b. Hal: Bantuan Tenaga Peneliti
c. Hal: Laporan Semester Pertama
Mencantumkan hal surat dalam sebuah suratberarti membantu si penerima surat untuk memusatkan perhatiannya kepada pokok masalah yang akan disampaikan kepadanya. Dengan demikian akan lebih mudah baginya memahami surat tersebut.

3.3.2.6 Alamat Surat
Sebaiknya setiap surat resmi dan surat dinas dikirimkan dengan memakai sampul surat. Akibatnya ialah si pengirim surat terpaksa harus menuliskan alamat sebuah surat dua kali. Pertama pada kertas surat, kedua pada sampul surat, kecuali bila surat itu memakai sampul yang berjendela.
Alamat pada sampul surat diperlukan oleh petugas pos untuk meneruskan surat itu kepada alamat si penerima. Sedangkan alamat pada kertas surat diperlukan oleh instansi yang menerima surat untuk alat penunjuk langsung bagi si penerima surat petunjuk bagi petugas kearsipan untuk mengarsipkan surat tersebut.

Alamat surat hendaklah ditulis selengkap dan seringkas mungkin. Yang dimaksud dengan lengkap di sini ialah alamat itu harus dapat dicari oleh siapa pun tanpa memerlukan keterangan tambahan dari pihak lain
Cara penulisan alamat yang baik ialah:
a. Untuk perorangan
Yth. Bpk. Prof. Dr. Zulkifli
Jln. Budi Utomo 100
Bengkulu 38123
b. Untuk pejabat pemerintah
Yth. Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Bengkulu
Jln. W.R. Suprataman 1
Bengkulu 38123
c. Untuk Perusahaan
Yth. Kepala Bagian Penjualan
Toko Buku GUNUNG AGUNG
Jln. Kwitang 10
Jakarta
d. Untuk pemasang iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan alamatnya
Yth. Pemasang iklan no. 253
d.a. Harian RAKYAT BENGKULU
Jl. Natadirdja 13
Bengkulu 38333
e. Untuk meminta perhatian khusus
Yth. Direksi Bank Mandiri
u.p. M. Polan, S.E.
Jln. Stasiun 1
Jakarta 11111

3.3.2.7 Salam Pembukaan
Salam pembukaan dianggap sangat penting dalam sebuah surat, karena ia dapat menanamkan rasa persaudaraan antara si pembuat surat dan si penerima surat walaupun barangkali belum saling mengenal. Dalam surat menyurat salam pembukaan sudah lazim memakai kata “Dengan hormat”.

3.3.3 Tubuh Surat
Tubuh surat ialah bagian surat yang dipakai untuk menyatakan berita dalam surat tersebut. Dalam pelaksanaannya dapat pula diperinci sebagai berikut :

3.3.3.1 Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka ialah bagian surat yang berfungsi sebagai pengantar untuk membicarakan masalah pokok yang nanti akan dibicarakan dalam isi surat. Paragraf pembuka berperan untuk lebih menuntun jalan pikiran si pembaca kepada masalah yang hendak dibicarakan.

3.3.3.2 Isi Surat
Isi surat ialah bagian surat yang memuat suatu yang disampaikan, diberitahukan, ditanyakan atau diminta kepada pihak lain sebagai orang yang akan menerima atau menanggapi surat tersebut.
Pada waktu menulis sebuah surat hendaklah:
1. Menetapkan bentuk (format) surat serta bagain-bagian surat yang hendak dipakai
2. Menetapkan masalah yang hendak disampaikan
3. Memikirkan urutan penyampaian masalah tersebut agar mudah diikuti akal
4. Menghindarkan pemakaian kata (istilah atau singkatan) yang mungkin tidak diketahui maknaya oleh pihak lain
5. Menyampaikan setiap masalah secara teratur sesuai menurut urutannya
6. Mengelompokkan setiap masalah yang sama dalam satu paragraf tersendiri
7. Menyunting kalimat hingga menjadi kalimat efektif
8. Memeriksa ejaan (pemakaian huruf dan tanda baca) dalam kalimat tersebut.




3.3.3.3 Paragraf Penutup
Paragraf penutup berperan sebagai penutup isi surat. Sebuah surat yang tidak mempunyai paragraf penutup sering menimbulkan kesan seolah-olah isi surat tersebut belum selesai. Hal ini dapat pula menimbulkan kesan seolah-olah surat tersebut dibuat dalam keadaan tergesa-gesa atau dengan pikiran yang kurang stabil.
Paragraf penutup dianggap pula sebagai kunci surat, karena isinya sering di samping mengandung suatu harapan juga tempat menyatakan rasa terima kasih atas kerja sama yang dibina melalui surat tersebut.

3.3.4 Penutup Surat
Penutup surat juga terdiri dari beberapa bagian surat yang masing-masing mempunyai peranan tersendiri dalam melengkapi sebuah surat. Peranan masing-masingnya itu dapat pula kita uraikan sebagai berikut :

3.3.4.1 Salam Penutup
Berbeda dengan salam pembuka, salam penutup disampaikan sesudah suatu masalah selesai disampaikan. Seperti halnya dlam pembicaraan sehari-hari orang selalu mengakhiri pembicaraan dengan mengucapkan sepatah dua perkataan sebagai salam perpisahan. Misalnya dengan mengucapkan kata “permisi”, “selamat tinggal”, ‘maaf’, dan sebagainya. Dalam surat menyurat tata terbit (etika) yang serupa itu diwujudkan pula dengan kata-kata sebagai berikut :
a. Salam kami,
b. Wassalam,
c. Hormat kami,
d. Hormat saya,
e. Salam takzim,
f. dan sebagainya.
Dengan menuliskan salam penutup pada sebuah surat bukan berarti bahwa hubungan pada masa yang akan datang sudah berakhir pula. Kesempatan untuk itu masih tetap terbuka, malah diharapkan dapat meningkatkan hubungan kerjasama yang lebih baik. Oleh sebab itu, beralasan pulalah kiranya bila salam penutup itu terdiri dari satu (beberapa) kata dan penulisannya pun hanya diakhiri dengan sebuah koma.

3.3.4.2 Pejabat yang Bersangkutan
Sebuah surat dinas dikeluarkan oleh pejabat resmi yang berwenang, tetapi dalam pelaksanaannya tidak semua surat itu harus dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan instansi yang bersangkutan. Sesuai dengan peraturan yang berlaku pada setiap instansi, sebuah surat yang dikeluarkan oleh pejabat tertentu dapat pula ditandatangani oleh pejabat bawahan yang sudah diberi wewenang untuk itu.
Untuk dapat membedakan dari mana asal surat dan siapa yang diberi hak untuk menandatangani surat tersebut perlu dinyatakan dalam cara penulisan nama jabatan yang bersangkutan.
a. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan unit utama atas nama menteri. Sesuai dengan wewenang yang diberikan surat itu dapat dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan unit utama tanpa persetujuan menteri. Cara penulisannya diatur dengan memakai a.n. (singkatan dari atas nama) dan nama jabatan ditulis dengan huruf kecil. Contoh :
a.n. Menteri Pendidikan Nasional
Sekretaris Jenderal
ttd.
Nama terang
NIP
b. Surat yang dibuat atas nama menteri, tetapi ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal setelah mendapat persetujuan menteri. Dalam hal ini di bawah nama jabatan harus dicantumkan a.n.b. (singkatan dari atas nama beliau) dan jabatan menteri ditulis dengan huruf kapital. Contoh :
MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL
a.n.b.
Sekretaris Jenderal
ttd.
Nama terang
NIP
c. Surat dibuat dan ditandatangani langsung oleh pimpinan unit utama sesuai dengan wewenang yang dilimpahkan kepadanya, maka ditulis hanya jabatan pimpinan unit utama dengan huruf capital. Contoh :
DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI
ttd.
Nama terang
NIP
d. Surat yang dibuat oleh pimpinan unit utama, tetapi ditandatangani oleh pimpinan eselon II, penulisannya adalah sebagai berikut :
a.n. Sekretaris Jenderal
Kepala Biro …
ttd.
Nama terang
NIP









e. Bila eselon II berhalangan surat tersebut dapat pula ditandatangani pimpinan
eselon III setelah mendapat pendelegasian dari pimpinan unit utama. Cara penulisan nama jabatan diatur sebagai berikut :
a.n. Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah
Sekretaris Direktorat Jenderal
u.b.
Kepala Bagian Kepegawaian
ttd.
Nama terang

NIP
3.3.4.3 Paraf Tata Usaha
Karena banyaknya pekerjaan yang harus dikelola oleh seorang pimpinan, maka sebuah surat adakalanya dikonsep dan diketik oleh staf (bawahan) yang ditugaskan untuk itu. Biasanya pimpinan yang bersangkutan menyerahkan tugas tersebut kepada wakil atau kepada kepala tata usaha. Namun kadang-kadang pengetikan surat itu dapat pula diserahkan kepada juru ketik.
Bila terjadi hal yang demikian, wakil atau kepala tata usaha hendaklah memeriksa hasil ketikan tersebut dan membubuhkan tanda paraf pada ujung kiri nama jabatan. Sesudah itu barulah diberikan kepada pimpinan yang berwenang untuk menandatangani surat tersebut. Hal ini perlu dilaksanakan karena kesalahan surat sering ditimpakan hanya kepada juru ketik.

3.3.4.4 Nama Terang
Nama terang dicantumkan di bawah tanda tangan, sebab hampir semua tanda tangan dibuat sedemikian rupa sehingga benar-benar hanya merupakan tanda yang pada umumnya tidak dapat dibaca. Jadi nama terang sangat diperlukan untuk mengetahui nama pejabat yang bertanggung jawab terhadap isi surat tersebut.

3.3.4.5 Nomor Induk Pegawai
Nomor induk pegawai (NIP) ditulis di bawah nama terang. Hal ini mulai berlaku dalam surat menyurat Indonesia sejak tahun 1974, sesuai dengan instruksi BAKN (Badan Administrasi Kepegawaian Negara). Gunanya ialah sebagai penunjang data dalam pemantapan hasil sensus pegawai negeri yang telah dilaksanakan.
Namun demikian dalam berbagai surat dinas yang ditulis pada masa terakhir ini tampaknya penulisan NIP itu hanya terbatas pada surat-surat tertentu, misalnya surat yang langsung menyangkut status kepegawaian bagi pegawai yang bersangkutan, seperti surat permohonan kenaikan tingkat, surat pengangkatan, surat pemberhentian, mutasi pegawai, dan bermacam-macam surat putusan lainnya.
Sebaliknya dalam surat dinas yang hanya membicarakan masalah kegiatan dalam rangka hubungan kerja sama (koresponden) dianggap tidak mempunyai relevansi dengan status kepegawaian seseorang. Oleh sebab itu, dalam surat-surat yang serupa itu penulisan NIP dianggap tidak perlu. Namun betapapun juga setiap pembuat surat harus menyesuaikan diri denga aturan yang berlaku di tempat mana ia bekerja.

3.3.4.6 Jabatan
Dalam perkembangan surat menyurat Indonesia dewasa ini sudah dibedakan surat dinas yang berhubungan dengan status kepegawaian dan surat dinas yang hanya bersisfat korespondensi. Dalam surat dinas yang berkaitan dengan status kepegawaian, baik ketika membuat surat putusan, surat permohonan dan sejenisnya selalu menuliskan nama jabatan.
Sebaliknya dalam surat dinas yang bersifat korespondensi di atas nama jabatan itu hanya dituliskan secara ringkas di bawah nama terang. Sedangkan nama instansi yang mengirim surat dianggap sudah diwakili oleh kepala surat.


Contoh :
Wassalam,
ttd.
Amran Halim
Kepala
3.3.4.7 Tembusan Surat
Tembusan surat ialah bagian surat yang menyatakan bahwa isi surat tersebut perlu diketahui oleh beberapa pejabat, baik dalam instansi yang sama maupun pada instansi yang berbeda. Oleh sebab itu segala kebijaksanaan yang diambil sebagai tindak lanjut (penyelesaian) surat itu hendaklah diberitahukan pula kepada pejabat tersebut.
Dalam pengetikan surat letak bagian tembusan selalu ditempatkan pada bagian bawah sebelah kiri. Biasanya tembusan itu dapat dinyatakan dengan memakai kata: “tembusan”, “tembusan untuk”, “tembusan dikirimkan kepada”, yang diikuti oleh urutan pejabatan yang dimaksudkan. Contoh :
Tembusan :
1. Yth. Sdr. Sekretaris Jenderal
2. Yth. Sdr. Dirjen Pendidikan Dasar dan Menengah
3. Yth. Sdr. Dirjen Pendidikan Tinggi
4. Yth. Sdr. Dirjen Pendidikan Luar Sekolah
5. Yth. Sdr. Anggota Tim Penyusun Unit Pelaksana Teknis Depdiknas
6. Arsip

3.3.4.8 Inisial
Yang dimaksud dengan inisial ialah huruf pertama dari nama si pembuat konsep dan juru ketik surat yang dipakai sebagai tanda pengenal dalam penyelesaian sebuah surat. Inisial perlu dicantumkan sebagai kelengkapan surat, terutama surat-surat penting yang berisi dokumen atau surat berharga lainnya, karena dapat memberikan informasi tentang kerja sama dalam mempertanggungjawabkan sebuah surat. Bila terjadi sesuatu yang tidak beres mengenai surat itu kelak, maka si penanda tangan surat tersebut dapat memanggil kedua petugas tersebut untuk ikut mempertanggungjawabkannya.
Inisial biasanya ditempatkan pada bagian kanan paling bawah dari sebuah surat. Urutannya selalu dimulai dengan huruf awal nama konseptor kemudian diikuti oleh huruf awal nama juru ketik. Contoh:
BI/HB
Inisial dimaksudkan sebagai singkatan dari nama Bakri Ismail sebagai juru konsep dan Hasan Basri sebaggai juru ketik surat.

3.3.4.9 Tanda Tangan
Sebuah surat dinyatakan sah apabila sudah ditandatngani oleh si penanggung jawab surat tersebut. Atau dengan kata lain, bila seseorang berani mempertanggungjawabkan sebuah surat ia harus berani membubuhkan tanda tangannya pada surat tersebut.
Oleh sebab itu dalam surat-surat penting atau surat berharga lainnya tidak dibenarkan membubuhkan tanda tangan yang dibuat berupa cap atau stempel, atau dengan tinta yang diduga mudah dihapus. Hal ini dimaksudkan di samping untuk menjaga keamanan isinya juga dipandang sebagai suatu perbuatan yang harus dipertanggungjawabkan secara penuh.

3.3.4.10 Stempel Surat
Dalam susrat menyurat resmi, terutama surat dinas cap atau stempel surat selalu dijadikan sebagai bukti untuk sah atau tidaknya surat tersebut, walaupun stempel itu selalu dibubuhkan sesudah surat itu ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan. Dalam surat menyurat Indonesia stempel tersebut dibubuhkan pada bagian kiri dan sedikit menghimpit tanda tangan pejabat yang bersangkutan.
3.4 Bahasa Surat
Bahasa surat adalah bahasa tulis. Oleh sebab itu, sebuah surat harus memiliki syarat-syarat bahasa tulis yang diatur menurut tata bahasa dan disusun dalam suatu komposisi yang baik. Jadi, bila seseorang ingin menulis surat ia tidak bisa melepaskan diri dari tuntutan tersebut. Di antaranya ialah mengenai masalah :
1. Penataan paragraf
2. Susunan kalimat
3. Pemakaian kata, istilah dan singkatan
4. Pemakaian huruf dan tanda baca (ejaan)
5. Komposisi penempatan bagian surat.
Dalam surat menyurat Indonesia kesungguhan memelihara pemakaian bahasa itu sering pula dikaitkan orang dengan masalah kesadaran nasional dan asas demokrasi yang dianut oleh si pembuat atau si pengirim surat. Dalam hal ini benarlah apa yang dikatakan pepatah “bahasa menunjukkan bangsa”, atau melalui bahasa seseorang dapat diukur kepribadiannya.

3.4.1 Penataan Paragraf
Mungkin dalam sebuah surat seseorang akan membicarakan sesuatu dengan mengemukakan beberapa masalah, agar pembicaraan mudah dipahami oleh si penerima surat, seseorang harus mengurus setiap masalah itu sedemikian rupa, sesuai dengan urutan logika. Caranya ialah :
1. Memakai paragraf pertama sebagai pengantar masalah yang hendak dibicarakan dalam surat
2. Mengemukakan masalah pertama pada paragraf kedua
3. Setiap masalah baru hendaklah dikemukakan pada paragraf berikutnya
4. Apa yang sudah dibicarakan pada paragraf sebelumnya jangan diulang lagi pada paragraf berikutnya
5. Sebaliknya apa yang akan dibicarakan pada paragraf selanjutnya jangan diuraikan pada paragraf sebelumnya
6. Kemudian mengakhiri surat itu dengan paragraf penutup.
Dengan demikian seseorang sudah mempunyai alat untuk mengontrol ide (pokok pikiran) yang hendak disampaikan melalui surat tersebut. Jalan pikiran akan menjadi bersih, logis dan tidak bolak balik.
Paragraf dapat ditandai dengan menjorokkan surat arah ke dalam atau ditandai dengan jarak spasi antara paragraf sebelum, dan sesudahnya.

3.4.2 Susunan Kalimat
Sudah barang tentu setiap masalah yang dikemukakan dalam setiap paragraf mungkin terdiri dari satu atau beberapa kalimat. Bila ternyata suatu paragraf terdiri dari beberapa kalimat, biasanya paragraf tersebut mempunyai satu kalimat inti yang mengandung pokok (inti) masalah dan beberapa kalimat penjelas sebagai penunjang atau sebagai keterangan tambahan dari pokok masalah tersebut.
Masing-masing kalimat itu hendaklah disusun sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah kalimat efektif, yaitu kalimat yang sesedikit mungkin menggunakan kata-kata tetapi dapat menyampaikan banyak isi pikiran. Kalimat yang serupa itu biasanya ringkas, singkat, padat, dan menggambarkan kejernihan serta kelancaran jalan pikiran. Pemakaian kalimat yang kurang terpelihara, berpanjang-panjang, bahkan bertel-tele dalam sebuah surat hanya akan menimbulkan rasa muak, mempersulit pembaca dan menyita waktu yang dimilikinya. Di samping itu dapat pula ditafsirkan bahwa jalan pikiran si pembuat surat kurang terpusat, kurang praktis atau kurang efektif.

3.4.3 Pemakaian Kata, Istilah, dan Singkatan
Dalam menulis surat seseorang harus berhati-hati mengenai pemakaian kata, istilah dan singkatan dalam rangkaian kalimat. Dari ketiga hal tersebut sering pula timbul beberapa masalah yang tidak diingini.


3.4.4 Pemakaian Kata
Ada beberapa masalah mengenai pemakaian kata dalam kalimat surat yang perlu diperhatikan.

3.4.4.1 Kata Berbau Feodal
Dalam surat menyurat Indonesia sampai sekarang masih banyak kita jumpai pemakaian kata-kata klise (duplikat) yang diturunkan dari surat menyurat Indonesia lama, misalnya :
a. Berkenan dengan permohonan kami …
b. Kami mohon agar Saudara …
c. Sudilah kiranya Saudara …
d. Semoga Saudara sudi mengirimkan …
e. Dan sebagainya.
Dalam surat menyurat Indonesia baru pemakaian kata mohon dan sudi seperti di atas bisa diganti dengan kata lain yang tidak berbau feodal, sehingga bagian kalimat itu menjadi :
a. Berkenan dengan surat kami …
b. Kami harap Saudara …
c. Kami minta Saudara …
d. Harap Saudara kirimkan …
Sehubungan dengan kata berbau feudal ini, maka istilah “Surat Permohonan” yang dipakai dalam surat menyurat Indonesia lama sekarang diganti dengan istilah “Surat Lamaran Kerja”.

3.4.4.2 Kata Sapaan
Dalam surat menyurat Indonesia baru kata sapaan yang dipakai adalah kata Bapak, Saudara dan Tuan. Bahkan dalam pemakaiannya terdapat suatu keluwesan yang lebih mencerminkan asas demokrasi dalam kehidupan bermasyarakat. Kata Bapak hanya dipakai sebagai sapaan untuk guru, pimpinan dan kepala negara. Kata Saudara dapat dipakai untuk berbagai pihak, tanpa terlalu membedakan pangkat, jabatan, umur dan jenis kelamin. Sedangkan kata Tuan hanya dipakai bila surat ditujukan kepada suatu perusahaan.

3.4.4.3 Kata Penghormat
Kata penghormat biasanya kita jumpai di depan kata sapaan pada bagian alamat surat, tetapi dalam surat menyurat lama sering kita jumpai pada bagian isi surat.
Dulu kata yang mulia dipakai untuk menghormati orang yang lebih tua atau lebih tinggi jabatannya. Kata yang terhormat biasanya dipakai di depan kata sapaan dalam surat yang ditujukan kepada pengusaha atau pedagang. Sebaliknya sekarang orang lebih cenderung memakai kata yang terhormat saja untuk kepada berbagai pihak, tanpa terlalu membedakan pangkat, jabatan, umur dan jenis kelamin. Sedangkan yang mulia hanya dipakai terbatas untuk mengawali sapaan terhadap orang tua, dalam kekeluargaan. Contoh :
a. Yth. Direktur Jenderal;
Pendidikan Dasar dan Menengah
Jln. R.S. Fatmawati
Jakarta 22222
b. Yth. Ayahanda Muhammad Abdullah
Jln. Jenderal Sudirman 12
Surabaya 33333

3.4.4.5 Diksi
Yang dimaksud dengan diksi ialah pemakaian kata yang tidak tepat (tak sewajarnya) dalam hubungan kalimat. Hal ini seringkali muncul dalam kalimat surat tanpa disadari oleh penulisnya. Sebagai contoh perhatikan pemakaian kata di bawah ini :
a. Kami mau dijadikan sebagai saksi dalam perkara tersebut
b. Pelaksanaan tugas ini harap dilaporkan segera kepada Bapak Saudara
c. Pertumbuhan agama Islam di Mentawai pesat sekali.
Kata mau di atas mempunyai makna ganda, yaitu mau dengan pengertian “akan” atau mau dengan pengertian “bersedia”. Akan tetapi orang yang akan dijadikan saksi belum tentu selamanya bersedia untuk itu. Lalu apa sebenarnya yang dimaksud oleh kalimat surat di atas?.
Kata Bapak dalam contoh kalimat berikutnya sebaiknya diganti pula dengan kata atasan, sebab hasil pelaksanaan tugas kantor tentu berhubungandengan pihak atasan, kecuali bila yang dimaksud itu benar-benar bapak dalam pengertian ayah sebagai orang tua.
Begitu pula halnya dengan pemakaian kata pertumbuhan dalam hubungan kalimat selanjutnya. Bukankah agama Islam itu sudah tidak bertumbuh lagi karena sudah sempurna. Oleh sebab itu, sebaiknya dipakai kata penyebaran, sehingga kalimat tersebut berbunyi “Penyebaran agama Islam di Mentawai pesat sekali”.

3.4.4.5 Kata Mubazir
Dalam berbagai surat sering pula kita jumpai adanya kata mubazir dalam kalimat. Hal ini biasanya juga muncul tanpa disadari penulis, atau karena si penulis itu sendiri lupa menyunting (merevisi) kalimat yang sudah dibuatnya. Sebagai contoh cobalah perhatikan kalimat di bawah ini.
a. Rapat dimulai pada jam 8.30 wib pagi hari.
b. Harap di jemput pada hari kamis tanggal 22 bulan Januari yang akan datang.
c. Ketika para hadirin semuanya diminta berdiri, kami …..
d. …..baik dari segi moril maupun dari segi materil harus Saudara pertanggung jawabkan.
Selanjutnya cobalah baca kalimat itu kembali tanpa membaca kata-kata yang bergaris bawahi di atas. Mana yang lebih efektif ?.
Perlu dikemukakan bahwa kalimat yang banyak mengandung kata mubazir sering pula menimbulkan kesan mengenai keborosan, kecerobohan atau kelambatan jalan pikiran sipenulisnya. Dan itu pulalah sebabnya maka Anda harus mengoreksi pemakaian kalimat surat itu sebelum dikirimkan kepada orang lain.

Menulis Surat Dinas/Resmi
Sebelum melakukan kegiatan mengonsep dan menulis surat, seseorang hendaknya memahami hal-hal yang berkaitan dengan pengetahuan dasar surat-menyurat. Dengan memahami hal tersebut akan mempermudah dan memperlancar melakukan pembuatan surat.
Selain hal di atas, ada tiga hal penting yang harus diketahui dan dipahami seorang penulis surat. Ketiga hal penting tersebut adalah adanya konvensi, isi (informasi yang akan disampaikan), dan bahasa yang digunakan.
Yang dimaksud dengan konvensi di sini adalah adanya kesepakatan aturan atau kaidah yang tertulis atau yang tidak tertulis yang berlaku untuk kelompok, badan usaha, perusahaan dan instansi atau institusi. Misalnya, penggunaan bentuk surat, apakah bentuk lurus penuh atau semi lurus tergantung pada konvensi. Belum ada kebakuan surat resmi yang dipakai secara nasional. Oleh karena itu, penulis surat hendaknya menggunakan bentuk surat yang biasa berlaku digunakan dalam instansi, perusahaan atau badan usaha yang bersangkutan. Jadi bentuk surat yang benar yaitu bentuk surat yang sesuai dengan konvensi yang dipakai pada masing-masing instansi, perusahaan atau badan usaha tersebut.
Jenis konvensi yang ada pada surat antara lain: bentuk surat, logo , letaknya, garis, tanda tangan ,paraf, cap, kertas, ukurannya, batas margin (pias), spasi, font (jenis dan ukuran huruf), lipatan kertas dan amplop surat.
Selain adanya konvensi, pengkonsep atau penulis surat hendaknya memahami surat. Isi surat ini berupa hal pokok yang penting untuk disampaikan di dalam surat. Isi ini biasanya mengenai informasi (gagasan utama) apa disampaikan di dalam surat. Ada bermacam-macam isi surat resmi. Jika kita kelompokkan isi surat itu antara lain hal-hal yang berkaitan dengan : pemberitahuan, penjelasan, permintaan, penghargaan, undangan, ketetapan, keputusan, pengumuman dan sebagainya.
Yang perlu diperhatikan oleh penulis surat yaitu tentang pemakaian bahasa dan ragam bahasa surat. Bahasa yang dipakai haruslah bahasa yang dimengerti oleh pembaca surat atau pihak yang dituju oleh surat itu. Jika menggunakan bahasa yang kurang dimengerti akan menghambat pemahaman informasi yang disampaikan pada surat itu. Bagaimana penggunaan bahasa surat telah diuraikan pada bagian sebelumnya (lihat bagian B).
Setelah memahami ketiga hal penting di atas, selanjutnya kita melakukan kegiatan menulis surat resmi. Mengingat kegiatan menulis itu merupakan sebuah proses, maka ada tiga langkah yang perlu dilakukan oleh penulis surat. Ketiga langkah tersebut yaitu menyiapkan bahan, menulis draf surat utuh dan merevisi, atau memperbaiki draf surat.

1. Menyiapkan bahan
Sebelum melakukan kegiatan menulis draf surat, penulis mengumpulkan bahan/peralatan yang diperlukan dan menyusun rancangan surat. Hal-hal yang dipersiapkan dan dilakukan dalam membuat rancangan surat yaitu:
a. Sediakan kertas (kertas buram maupun kertas siap cetak) dan peralatan yang diperlukan
b. Tetapkan bentuk surat sesuai dengan konvensi
c. Tentukan isi atau pokok surat
d. Cari dan tulis nomor surat serta kode-kode nomor surat
e. Rancang kalimat pembuka dan isi yang akan disampaikan. Apakah kalimat pembuka dan isi menjadi satu kalimat atau satu paragraf; atau masing-masing menduduki paragraf sendiri-sendiri
f. Rancang kalimat penutup surat yang tepat
g. Jika surat ada tembusannya, cari tahu dulu pihak mana dan siapa saja yang mendapat tembusan surat.
2. Menulis Draf Surat
Setelah kita menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam menulis surat seperti yang tertuang pada uraian di atas, kita dapat mulai melakukan menulis draf surat. Draf ini kita tulis dalam kertas buram. Draf ini dibuat sebelum kita melakukan pengetikan. Kalau kita memakai komputer, draf ini juga dapat langsung diketik di komputer.
Pada tahap ini kita melakukan menulis draf surat sesuai dengan isi dan bentuk surat yang kita kehendaki. Konsep mengenai bentuk dan isi surat telah diuraikan pada bagian terdahulu. Dalam melakukan kegiatan menulis ini sebaiknya ditulis pada kertas tersendiri.
Untuk memudahkan kita menulis draf surat, berikut ini diberikan beberapa contoh : penggunaan salam pembuka, kalimat pembuka dan kalimat penutup surat. Salam pembuka biasanya sebagai tanda hormat pengirim surat sebelum sebelum menyampaikan informasi isi surat. Kegunaan kalimat pembuka surat yaitu untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat (Soedjito dan Solchan, 1994:53). Oleh karena itu, penyusunan kalimat pembuka hendaknya disesuaikan dengan maksud atau tujuan surat. Kalimat penutup surat berisi ucapan terima kasih atau harapan pengirim surat (Hadi,1997:21).
Contoh salam pembuka :
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saudara Todi yang terhormat,
Assalamualaikum W.W.,
Contoh kalimat pembuka yang berisi pemberitahuan, permintaan, pertanyaan, dan yang sejenis :
Dengan ini kami beri tahukan, bahwa ….
Bersama surat ini kami sampaikan kepada Saudara ….
Dengan sangat menyesal kami informasikan kepada Saudara, bahwa ….
Dengan gembira kami kabarkan kepada Saudara ,bahwa ….
Contoh kalimat pembuka yang berisi balasan atau jawaban surat yang diterima :
Memenuhi surat Saudara tertanggal … No. … bersama ini kami kirimkan .… Surat Saudara tanggal … No. … telah kami terima, untuk itu perlu kami jelaskan, bahwa ….
Membalas surat Saudara tertanggal … No. … dengan ini kami memberitahukan, bahwa ….
Berhubungan dengan surat lamaran Saudara tertanggal … dengan ini kami memberitahukan, bahwa ….
Contoh kalimat pembuka yang berisi sesuatu yang menjadi dasar menyusun surat:
Berdasarkan hasil rapat hari … tanggal … dengan ini kami memberitahukan, bahwa ….
Sesuai dengan pembicaraan kami dengan Bapak melalui telepon hari … tanggal … dengan ini kami sampaikan, bahwa ….
Berdasarkan keputusan dewan juri perlombaan … dengan ini kami informasikan, bahwa ….
Contoh kalimat pembuka yang berisi menyatakan suatu tujuan:
Dalam rangka memperingati … kami akan mengadakan ….
Dalam upaya meningkatkan … dengan ini kami menghimbau, bahwa ….
Untuk mengantisipasi … kami bermaksud akan melakukan ….
Contoh kalimat penutup yang menyatakan terima kasih :
Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Atas perhatian dan bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Atas kehadiran Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
Atas perhatian dan kehadiran Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Contoh kalimat penutup yang menyatakan sesuatu telah disebut sebelumnya :
Demikianlah surat tugas ini dibuat untuk dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Demikianlah laporan ini kami sampaikan kepada Bapak, semoga mendapat perhatian.
Demikian undangan ini disampaikan kepada Saudara, atas kehadiran Saudara tepat waktu, kami ucapkan terima kasih.

3. Merevisi Draf Surat
Setelah draf surat selesai ditulis, sebaiknya tidak dicetak terlebih dahulu. Ada satu langkah lagi yang dilakukan oleh penulis surat yaitu merevisi dan menunjukkan langsung draf itu kepada atasan yang menandatangani surat (jika penulis surat bukan yang menandatangi surat).
Hal yang perlu direvisi antara lain :
a. Pemakaian bahasa surat : ejaan, kesantunan, kelugasan dan komunikatif
b. Isi surat : ketepatan dan kejelasannya
c. Bentuk surat : sesuaikah dengan konvensi.
Jika ketiga hal tersebut di atas sudah dilakukan secara baik dan sesuai dengan yang kita inginkan dalam surat, maka surat dapat ditandangani dan siap dicetak serta dikirim kepada alamat yang dituju surat.














Contoh Surat Undangan :
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS BENGKULU
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
JURUSAN PENDIDKAN BAHASA DAN SENI
Jalan Raya Kandang Limun Bengkulu Telepon 0736-21170 Pesawat 203
10 Januari 2005
Nomor:…/…/…/2005
Hal : Undangan Rapat
Yth. Drs. Suhartono, M.Pd.
Dosen Jurusan Pendidikan Bahasa dan Seni
FKIP Universitas Bengkulu

Dengan hormat,
Dengan ini kami mengharap kehadiran Saudara pada rapat yang akan diselenggarakan pada :
Hari/tanggal:
Pukul : 09.30 WIB sampai selesai
Tempat : Ruang Rapat Jurusan
Acara : Pembentukan tim penyusun Program Hibah Kompetisi A2.
Atas perhatian dan kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Ketua Jurusan,

Drs. Rudi Afriazi, M.Ed.
NIP
Tembusan :
Dekan FKIP Universitas Bengkulu
Contoh Surat Tugas:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS BENGKULU
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

Jalan Raya Kandang Limun Bengkulu Telepon 0736-21170 Pesawat 203


SURAT TUGAS
Nomor …. /… /…./…./2005

Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Bengkulu menugaskan kepada:
Nama : Julius F. Sihotang ST, MT
NIP : 131624798
Pangkat/Gol. : Pembina Tk. I/IVb
Jabatan : Lektor Kepala
Jurusan : Pendidikan Bahasa dan Seni
Untuk mengikuti pelatihan penulisan buku ajar yang diselenggarakan oleh Dikti Depdiknas dari tanggal 5 sampai 15 Januari 2005 di Hotel Shapir Yogyakarta.
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Bengkulu, 2 Januari 2005
Dekan,

Drs. Safnil, M.A.,Ph.D.
NIP
Menulis Surat Niaga
Surat niaga merupakan surat yang dipakai keperluan perniagaan,baik untuk kepentingan usaha kelompok, lembaga, maupun pribadi. Menurut Finoza dkk. (1983:28) surat niaga adalah surat-surat yang banyak dipakai untuk kegiatan niaga, baik untuk keperluan yang langsung menyangkut jual beli atau jasa, maupun untuk memperlancar proses perniagaan itu sendiri.
Langkah yang ditempuh dalam menulis surat niaga yaitu mempersiapkan apa-apa yang diperlukan sebelum menulis surat, membuat draf surat, dan merevisi atau memperbaiki draf surat sehingga menjadi surat yang siap dikirim. Ketiga langkah tersebut dapat diuraikan di bawah ini.
Pertama, mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk kepentingan menulis surat niaga. Misalnya: menyiapkan bahan dan peralatan menulis, menentukan isi surat (penawaran, pesanan, pemberitahuan, tagihan, tanda bukti, tuntutan dan sebagainya), penentuan bentuk surat yang tepat, dan menyiapkan siapa saja yang dituju dalam surat.
Kedua, membuat draf surat niaga. Pembuatan draf surat ini pada awalnya dibuat pada kertas tersendiri (kertas buram) sebelum diketik pada mesin tik atau komputer. Setelah kita tulis konsep draf surat lalu kita ketik pada mesin tik atau komputer. Dengan menggunakan kertas yang sudah berkop perusahaan.
Ketiga, draf surat yang sudah kita buat sebaiknya sebelum ditandatangani terlebih dahulu direvisi atau dilihat kembali jika ada kesalahan atau kekeliruan-kekeliruan di sana-sini, atau sebelum pimpinan menandatangani surat tersebut, sebaiknya terlebih dahulu draf surat tersebut ditunjukkan kepada pimpinan dengan tujuan apakah surat tersebut sudah betul atau belum. Jika pimpinan sudah menyetujui draf surat, lalu diketik atau cetak surat tersebut hingga selesai. Surat yang telah diketik atau dicetak/diprint tersebut siap ditandatangani dan siap untuk dikirim kepada alamat yang dituju.
Sebagai rujukan dalam membuat surat niaga, berikut ini akan diberikan beberapa contoh surat niaga :
Contoh Surat Penawaran
KOP
UD …………….
Alamat: Jalan W.R. Supratman No. 44 Bengkulu Telepon 0736-……
8 Januari 2005
No. : …/... /…/2005
Lamp.: Satu buah brosur
Hal : Penawaran Mobil Merk Isuzu

Kepada Direktur …………..
Jalan Raya Kandang Limun No.22
Bengkulu

Dengan hormat,
Sesuai dengan surat permintaan penawaran Bapak No. …/…/ 04 Tanggal 15 Desember 2004 perihal harga mobil merk Isuzu, dengan ini kami menyampaikan penawaran secara bebas sebagai berikut :
1. Jenis barang : Mobil Diesel
2. Merk/Tipe : Isuzu/TBR 52 Panther
3. Jenis/Model : Minibus/MP
4. Tahun : 2004
5. Harga :
6. Pembayaran :
7. Lain-lain :
a. Harga tersebut sudah termasuk PPn
b. Pengiriman 10 hari setelah perjanjian jual beli ditandatangani
c. Pembelian lebih dari 3 unit mendapat diskon 5%
d. Agar lebih jelasnya bersama ini kami kirimkan brosur dari jenis mobil tersebut.
Demikianlah penawaran ini kami sampaikan kepada Bapak, kami mengharapkan Bapak dengan senang hati berkenan untuk memesannya. Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.

Horat kami,
CV ………..


Drs. Shodikin Ali
Direktur

















Contoh Faktur
KOP
PERUSAHAAN
Kepada .…………………..
……………………………
di Bengkulu
FAKTUR
Nomor : …/…/…/2005

Untuk pembelian barang seperti di bawah ini :
No. Urut Nama Barang Banyaknya Harga Satuan Jumlah Harga





Jumlah

Terbilan:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Bengkulu, ……………….
PT …………………..


………………………
Menulis Surat Pribadi
Seseorang yang menulis surat untuk kepentingan pergaulan hidup seperti untuk keluarga (anak ke orang tua) dan persahabatan termasuk dalam kategori surat pribadi. Suarat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi (Depdikbud,1991:3).
Dalam menulis surat pribadi, seseorang biasanya melakukan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Mempersiapkan bahan dan peralatan yang diperlukan
2. Membuat konsep surat (draf surat)
3. Merevisi atau memperbaiki draf surat sehingga menjadi surat yang utuh dan siap untuk dikirimkan.

Berikut ini diberikan contoh surat pribadi untuk kepentingan persahabatan. Perhatikanlah contoh tersebut dengan cermat. Baik bentuk dan isinya mempunyai kebebasan. Bahkan bahasanya pun menunjukkan ragam keakraban bukan bahasa yang baku tulis.

Contoh Surat Pribadi (lihat pada halaman berikutnya).
Bengkulu, 12 Januari 2005

Buat Sahabatku Rina
di Palembang

Salam manis selalu,
Rin bagaimana keadaanmu di Palembang? Sudah hampir lima bulan kamu meninggalkan kampung halaman tanpa memberikan kabar apapun kepada saya di Bengkulu. Pingin rasanya saya bertemu denganmu bisa saling bertukar pikiran dan bersenda gurau seperti dulu.
Setelah tamat SMA, saya saat ini mengikuti kuliah di Program Studi Akutansi Fakultas Ekonomi Universitas Bengkulu. Kebetulan saya diterima pada program D3. Oh ya, teman kita di SMA dulu itu tu Tini kebetulan satu kelas dengan saya. Dia itu orangnya baik sekali lo. Kuliahnya pun juga rajin.
Pernah setelah kami selesai mengikuti perkuliahan, dia itu (Tini) tiba-tiba mendekati saya menanyakan tentang pekerjaan kamu di Palembang. Karena kondisi ekonomi orang tuannya, dia berencana ingin stop out kuliahnya dan ingin mencari pekerjaan. Dia menanyakan alamatmu sekarang. Bagaimana kalau Tini saya beri tahu alamatmu di Palembang? Bisa nggak kamu menolong mencarikan pekerjaan di Palembang? Kalau bisa saya akan beri tahu kepada Tini.
Cukup sekian saja Rin, mudah-mudahan kamu sukses di Palembang dan mendapatkan teman hidup yang setia. Saya tunggu balasanmu.

Sahabatmu,


Julius F. Sihotang

IV. Rangkuman
Korespondensi atau surat-menyurat merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis. Yang dimaksud surat adalah sarana untuk menyampaikan informasi tertulis dari suatu pihak kepada pihak lain. Fungsi surat antara lain: alat bukti tertulis, alat pengingat atau berfikir, bukti historis, dan sebagai pedoman kerja.
Berdasarkan isi dan asalnya, surat dapat dibedakan menjadi tiga jenis yaitu surat dinas/resmi, surat niaga, dan surat pribadi. Surat dinas atau surat resmi adalah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas kedinasan suatu instansi/lembaga. Surat niaga adalah sarana komunikasi tertulis untuk kepentingan jual beli atau jasa, dan kelancaran proses perniagaan. Selanjutnya, yang dimaksud surat pribadi adalah sarana komunikasi tertulis yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
Dalam penyusunan surat, seorang penulis hendaknya mengetahui ragam bahasa surat. Bahasa yang digunakan dalam surat yakni lugas, komunikatif dan santun.
Seseorang yang akan menulis surat hendaknya memahami terlebih dahulu konsep dasar surat-menyurat. Pemahaman konsep dasar surat tersebut akan memperlancar dalam penyusunan surat dan surat yang disusunnya akan lebih baik.
Proses yang ditempuh dalam menulis surat, baik surat dinas, surat niaga, maupun surat pribadi melalui tiga langkah, yaitu : persiapan, membuat draf surat, dan merevisi, atau memperbaiki surat.







V. Latihan
1. Jelaskan pengertian dan fungsi surat itu!
2. Jelaskan yang dimaksud dengan bahasa yang lugas, komunikatif, dan santun dalam surat itu!
3. Carilah sebuah surat resmi dan analisislah pemakaian bahasa dalam surat resmi tersebut!
4. Carilah sebuah surat niaga, kemudian analisislah surat tersebut berdasarkan isi dan bahasannya!
5. Buatlah satu surat niaga yang berisi pengiriman barang!




















Daftar Pustaka

Arsip Nasional Republik Indonesia. 1993, Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: 71/1993 Tentang Pedoman Umum Tata Persuratan Dinas, Jakarta.
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1991, Seri Penyuluhan 2 Surat-Menyurat dalam Bahasa Indonesia, Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa, Jakarta.
Departemen Tenaga Kerja. 1990, Pedoman Surat-Menyurat dan Tata Laksana Administrasi, Balai Latihan Kerja Kanwil Tenaga Kerja Propinsi Bengkulu, Bengkulu.
Finoza, Lamuddin dkk. 1983, Korespondensi Niaga Indonesia Modern, Nina Dinamika, Jakarta.
Soedjito dan Solchan TW. 1994. Surat-Menyurat Resmi Bahasa Indonesia, Remaja Rosdakarya, Bandung.
Sumantri, Maman dkk. 1985, Pedoman Surat-Menyurat, Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Jakarta.